Effective Postproduction

Все системы несовершенны. Однако, в большом количестве проектов совершаются повторяющиеся ошибки, приводящие к весьма неприятным последствиям. В этом обзоре мне хочется рассмотреть некоторые из этих ошибок.
 

1. Приступить к проекту, не выяснив до конца чего хочет заказчик
 

Эта ошибка лежит в корне большинства проблем. При не выясненных требованиях с наибольшей вероятностью мы столкнемся с большим количеством изменений, что в свою очередь приведет к потерям денег и времени, и поставит весь проект под угрозу срыва. Кроме того, заказчик в результате останется скорее всего и несмотря на все Ваши усилия, недоволен результатом.
Ведь если он не знал чего хочет – ему не с чем сравнить результат.

2. Приступать к проекту без плана проекта

Очень часто, особенно в небольших и молодых компаниях, и особенно при работе с небольшими проектами, руководители пренебрегают этапом планирования. В лучшем случае, имеется расплывчатая картина того, что необходимо сделать для выполнения проекта. Отсутствует обоснованный бюджет. В результате, с появлением первых сложностей на проекте, четкость этой картинки волшебным образом куда-то исчезает и проект погружается в хаос. Без задокументированного и утвержденного заказчиком плана достаточно сложно сослаться на него при внесении изменений, что вызывает так знакомую нам работу по выходным и непрерывный поток поправок и «творческого» поиска клиента.

3. Недостаток опытных проект-менеджеров.

Во первых, сразу хочется сделать замечание. Супервайзер и проект менеджер – это две разных работы, требующие совершенно различной квалификации. Отстутствие опытного PM или привлечение к должности проектменеджера одного из самых опытных специалистов в студии, почти неизбежно приводит к проблемам.
Специалистам высокого класса свойственно недоверять профессионализму своих подчиненных, в следствие чего, зачастую, специалист ставший управленцем, начинает выполнять работу своих подчиненных. Отсутствие знания технологии проектного управления, приводит к неэффективному исполнению своих обязанностей, и контроль над проектом теряется.
Кроме того, недостаток специалистов приводит к перегрузке супервайзеров и технических директоров обязанностями нескольких ролей.

4. Отсутствие документированных этапов

При отсутствии проектного плана и просчитанных заранее промежуточных этапов, на проекте скорее всего нет и регулярных внутренних дедлайнов. Именно регулярность дедлайнов, приводит к высокой степени контроля над проектом и возможности своевременно отследить выпадение из графика и другие проблемы, назревающие в проекте.

5. Отсутствие актуальной статистики.

Еще один бич практически всех проектов, с которыми мне приходилось работать в России, – это отсутствие налаженной системы ведения статистики проекта.

6. Вносить недокументированные изменения в проектный план

Жизнь движется и вносит свои коррективы в планы. Даже самый идеально спланированный проект скорее всего не дойдет до своего финала в том же виде, как был запланирован. Могут поменяться реалии рынка, продвинуться технологии, поменяться инвесторы.
Однако будет большой ошибкой вносить несогласованные и недокументированные изменения, влияющие на принятия решений. Как правило, проекты имеют несколько человек, чье слово имеет вес. Любые изменения, влияющие на дальнейшее течение проекта должны приниматься при согласовании всех сторон – и заказчиков и исполнителей и документироваться. Это позволит избежать хаоса и конфликтов.

7. Необоснованно установленные сроки.

Одной из самых важных и сложных задач является оценка сроков. Особенно для тех видов деятельности, которые проектная команда еще никогда не выполняла. Очень часто при оценке работ оказывается давление со стороны заказчика, либо мы недооцениваем время работы, думая, что заказчик, узнав реальные сроки, откажется от выполнения работ.
В результате, мы заранее погружаем нашу команду в дедлайн и создаем условия для срыва сроков, что в конечном счете неизбежно отразится на имидже студии.
Противоположной проблемой является планирование слишком большого временного буфера на исполнение работ. Это приводит к необоснованному повышению стоимости проекта. Кроме того команда может, не смотря на большой буфер, все равно оказаться в ситуации дедлайна. Слишком большое время на выполнение работ расхолаживает и создает иллюзию того, что можно работать расслабленно.

8. Отсутствие анализа рисков и плана Б

Что произойдет, если субподрядчик/ фрилансеры не вовремя выдадут ожидаемый от них результат? Что делать, если линейный продюсер окажется некомпетентным, если неожиданно отвалится один из инвесторов или полетит файловый сервер?
Анализ и управление рисками – один из главных залогов успеха проекта. Во многих проектах недооценена роль этого вида деятельности, что приводит к печальным последствиям. В обязанности управляющего проектом входит постоянный контроль над рисками и своевременное оповещение владельцев проекта. И каждый проектный план должен содержать не только список прогнозируемых рисков, но и хотябы в общих чертах проработанный план реакции, в случае их наступления.

9. Недокументирование коммуникаций

Недокументированная коммуникация – это практически отсутствие таковой. Любой производственный конфликт внутри команды и споры с клиентами и субподрядчиками могут быть разрешены только при наличии каких то материальных доказательств, в роли которых может выступать как минимум письмо по электронной почте.
В моей практике я постоянно сталкиваюсь с тем, что многие проекты ведутся в устной форме. Что приводит к проблемам уже через несколько недель их существования.

10. Отсутствие быстрого контакта с заказчиком или его ответственным лицом

Долгая реакция владельцев проекта – один из самых высоких факторов риска, приводящий к потерям десятков и сотен тысяч долларов на больших проектах.

Эта статья описывает вкратце часто встречающиеся проблемы на российских проектах. В ходе наших тренингов мы изучаем практические методы предотвращения этих проблем.